|
|
Tomasz Kościelny, Agape, 25 kwietnia 2001
Firma wydaje biuletyn
Biuletyny firmowe stają się coraz skuteczniejszym narzędziem
w budowaniu relacji wewnętrznych i zewnętrznych firm. Poszukuje się nowych narzędzi promocyjnych mających na celu pokazanie specyfiki firmy, jej wyjątkowości. Jednym z nich jest właśnie biuletyn firmowy.
Przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia warto zadać sobie kilka podstawowych pytań, które pozwolą na uzyskanie pożądanego efektu, a z drugiej strony na stworzenie profesjonalnej publikacji. Jednym z kluczowych pytań, decydujących o charakterze publikacji, jest: czy ma to być biuletyn zewnętrzny adresowany do klientów firmy, kooperantów, dostawców, partnerów handlowych, czy też publikacja wewnętrzna adresowana przede wszystkim do pracowników firmy i ich rodzin? Od tego zależy bowiem tematyka publikacji, sposób redagowania tekstów, szata graficzna, format, rodzaj papieru, nakład, zasięg pisma, częstotliwość ukazywania się i sposób kolportażu.
Dobór tematów
Punktem wyjścia do określenia tematyki biuletynu jest sprecyzowanie celów publikacji. Zazwyczaj cele te łączą się z dążeniami całej firmy, filii przedsiębiorstwa lub danego działu, ale również związane są z adresatem publikacji. Najczęściej cele publikacji powiązane są z trzema kluczowymi zadaniami firmy: ze zwiększeniem sprzedaży produktów lub usług, a co za tym idzie udziału w rynku i liczby klientów (marketing), wzmocnieniem relacji z klientami firmy, mediami i środowiskami opiniotwórczymi (public relations) i wreszcie z budowaniem silnego i zmotywowanego zespołu pracowników, a także dobrych relacji między kierownictwem firmy a pracownikami niższego szczebla (human resources). Cele marketingowe i public relations odnoszą się zazwyczaj do wydawania biuletynu zewnętrznego. W przypadku publikacji adresowanej do pracowników firmy najważniejsze są zwykle cele human relations.
Skorzystaj z naszej oferty custom publishing »
Na przykład, jeżeli tworzymy biuletyn zewnętrzny, warto poświęcić miejsce na opis nowych produktów, zamieścić porady dotyczące produktów już dostępnych na rynku. Dzięki temu klienci mają poczucie, że firma się o nich troszczy. Dla firmy jest to z kolei okazja do pokazania zalet produktu, jego jakości i trwałości w bardziej przystępny dla czytelnika sposób.
Redagowanie
Sposób redagowania tekstów powinien być uzależniony przede wszystkim od grupy docelowej periodyku. Zatem najpierw trzeba sobie uświadomić, w jakim celu i do kogo piszemy. Przy ustalaniu, kim jest nasz czytelnik, warto wziąć pod uwagę jego cechy: wiek, wykształcenie, zainteresowania. Jeżeli biuletyn skierowany jest do pracowników firmy, wtedy, oprócz podstawowych kryteriów wymienionych wyżej, na pewno należałoby dodać: zajmowane stanowiska oraz staż pracowników.
Gdy publikacja jest adresowana do osób z zewnątrz, czyli najczęściej klientów firmy, trzeba również wziąć pod uwagę: branżę, w której pracują, specyfikę kontaktów między firmą a klientami oraz ich oczekiwania. Gdy piszemy o nowym produkcie oferowanym przez firmę, dobrym pomysłem jest napisanie recenzji, która będzie zawierać analizę krytyczną i ocenę funkcjonalności, jakości, ceny, konkurencyjności w stosunku do podobnych produktów na rynku i będzie odpowiadać na pytania, które mógłby zadać potencjalny klient. Recenzując coś, najlepiej przetestować to na sobie. Testowanie bowiem uwiarygodnia ocenę. Przez to tekst nie jest tylko suchym porównaniem zalet i wad podanych przez producenta, a rekomendacją osoby, która korzystała z produktu.
Zespół redakcyjny
Wydawanie gazetki firmowej wiąże się z powołaniem zespołu redakcyjnego. Powinien on być odpowiedzialny za kształt merytoryczny pisma, a także odgrywać znaczącą rolę w rozwijaniu publikacji, dzięki własnej kreatywności i ciągłemu poszukiwaniu nowych tematów. W skład zespołu mogą wchodzić reprezentanci poszczególnych działów, oddziałów firmy lub dowolnie wybrani pracownicy, którzy przede wszystkim chcą aktywnie tworzyć biuletyn, są świadomi pracy związanej z tym projektem.
Zespół redakcyjny to jednak nie wszystko. Jeśli chcemy wydawać profesjonalny biuletyn, ważne jest bo, wiem również, by publikacja ukazywała się na czas. Dlatego też dla efektywności działań zespołu i terminowości wykonywania poszczególnych prac konieczne jest wyznaczenie koordynatora biuletynu, czyli osoby, która będzie organizowała spotkania zespołu redakcyjnego i pilotowała prace nad tekstami. Bez jego zaangażowania oraz umiejętności motywowania autorów wydanie numeru może się znacznie opóźnić lub, w skrajnych przypadkach, okazać niemożliwe.
Dystrybucja
Kolportaż publikacji wydawanej przez firmę zależy przede wszystkim od charakteru publikacji, ale również od jej nakładu, częstotliwości ukazywania się i zasięgu.
Biuletyn zewnętrzny najczęściej wysyłany jest pocztą. Zwykle odbywa się to na podstawie własnej bazy danych lub korzysta się z danych firm zewnętrznych (kolporterów prasy, firm wysyłkowych).
Inną formą dystrybucji prasy firmowej jest kolportaż podczas różnego rodzaju imprez, konferencji, seminariów i wydarzeń firmowych czy targów branżowych, na których obecne są osoby współpracujące z firmą, związane z nią biznesowo, ale również potencjalni klienci firmy.
Przy ustalaniu formy dystrybucji biuletynu warto wziąć pod uwagę nakład pisma i jego zasięg. Jeżeli dane przedsiębiorstwo ma np. 10 klientów i do nich przede wszystkim adresuje biuletyn, a w bazie danych potencjalnych klientów znajduje się ok. 100 firm, forma dystrybucji może być bardziej bezpośrednia, w czasie spotkań służbowych lub wręcz poprzez osobiste doręczanie publikacji. Inaczej jest, gdy nakład wynosi około 1500 egzemplarzy, a biuletyn ukazuje się raz w miesiącu. Wtedy koszty związane z dostarczeniem publikacji i techniczne możliwości kolportażu są ograniczone.
W przypadku pism wewnętrznych wydawanie biuletynu jest związane głównie z życiem firmy, pracownikami, ich rodzinami. Tutaj popularną metodą kolportażu jest dystrybucja gazety na biurka pracowników lub rozprowadzanie pisma w ustalonych wcześniej charakterystycznych miejscach w firmie.
Jeżeli biuletyn adresowany jest do wszystkich pracowników firmy, a przedsiębiorstwo liczy ich 20 tys., a na dodatek ukazuje się co dwa tygodnie, dostarczenie publikacji na biurka pracowników byłoby zbyt czasochłonne i mogło mieć wpływ na stopień aktualności informacji zawartych w biuletynie. W takim przypadku lepiej otworzyć kioski z prasą. Rozwiązanie to jest korzystne również z innego powodu. Pracownicy nie czują się wtedy zmuszani do czytania, a decyzję o sięgnięciu po biuletyn podejmują samodzielnie. Ma to ogromny wpływ na nastawienie do treści zawartych w biuletynie i sposobie
ich odbioru.
Długofalowa inwestycja
Wydawanie biuletynu wymaga znacznego wysiłku ze strony pracowników przedsiębiorstwa i koordynacji wielu działań. Niewątpliwie efektów przedsięwzięcia nie widać po miesiącu czy dwóch. Wydawanie biuletynu to działania długofalowe. Od spójności i konsekwencji inwestycji w te działania zależy trwały efekt, jakim jest realizacja zamierzonych celów.
A korzyści może być wiele. Zależne są one przede wszystkim od celów, jakie postawiliśmy przed publikacją. Jeżeli nasz biuletyn ma wspierać sprzedaż, to korzyścią w tym wypadku jest pozyskanie nowego klienta albo utrzymanie dotychczasowego. Wydawanie biuletynu pozwala bowiem na zwiększenie wiarygodności firmy, lepszą rozpoznawalność marki i lojalność klientów, co w efekcie może przynieść wzrost sprzedaży.
Innym przykładem korzyści związanych z wydawaniem własnej publikacji może być zwiększenie motywacji pracowników. Fakt bycia zauważonym przez całą firmę za sprawą autorskich opracowań, ogłaszania wyników pracy w przypadku handlowców albo konkursu dla pracowników innych działów, zwiększa motywację kadry. Pracownicy bardziej identyfikują się z przedsiębiorstwem i zwiększa się ich poczucie współodpowiedzialności za działalność firmy.
Artykuł ukazał się w magazynie „Impact” w kwietniu 2001 r.
|
|
Sonda Agape |
Czy w Państwa gazecie zamieszczane są teksty edukacyjne i szkoleniowe? |
|
|
|
|
Copyright © by Agape. Wszystkie prawa zastrzeżone 